bizcase: зачем wikipedia

(с) by Martin Dijkstra


Доброе утро. Понимаю, что воскресенье - не лучшее время для "подумать", однако всё же предлагаю вам небольшой бизнес-кейс. Вызрел в голове по итогам событий пятницы и небольшого внутреннего недопонимания "а собственно, в чём трабл?". И поскольку с утра я выспавшийся и с новой энергией в голове, то вот вам кейс, а я ушел пылесосить квартиру =))


Дано: компания, работающая в сфере телекоммуникаций, на рынке около 20 лет, ряд эффективных разработок, у конкурентов выигрывает за счет сравнительно низкой цены, проигрывает за счет длительной "завязанности" на 1 ключевого клиента, который - впрочем - уже перестает быть ключевым. недостаток - постоянные сбои во внутренней организации процессов и обмена информацией (что типично для украинских компаний).

Условия задачи: Каждый раз одни и те же процессы взятия обще информации повторяются. К их числу относятся: информация о профайле компании, общие данные по ключевым продуктам, вводная часть коммерческих предложений, общие сведения о компании и партнерах, технические характеристики, перечень и география внедрений. При этом было принято решение процессы упорядочить, для чего была внедрена система "корпоративная Википедия" на базе движка МедиаВики (от MediaWiki Foundation) (бесплатный движок с открытым кодом). По идее, применение такого движка должно было сократить затраты времени и упростить доступ к информации. После года эксплуатации движка система превратилась в локальный каталогизатор веб-файлов, но информацией в виде вики-статей не наполняется. Причину четко не формулируют, но есть несколько типовых утверждений, которые всегда звучат в обсуждении системы:

1) "Не все документы должны видеть разработчики"
2) "Не все менеджеры продуктов должны видеть все документы"
3) "Не все вообще должны видеть документы"
4) "Не все менеджеры и разработчики станут размещать информацию самостоятельно"
5) "Кто будет следить за обновлением статей?"
6) "У нас часто меняется видение того, какая информация является открытой, а какая закрытой"
7) "Мы сами не должны делать за менеджеров работу по размещению"
8) "Разработчики и менеджеры (с указанием конкретных лиц) не станут этого сами делать, ты же понимаешь"

Кроме того, ситуацию осложняют так называемые "закрытые разделы" документации, которая постоянно создается "под конкретного заказчика" и зачастую отличается в логике и фактах.

В итоге - потери времени на запрос повторяющейся информации и однотипных документов или фрагментов документов, поиск нужных файлов и повторное их сохранение составляют до 20% рабочего времени (проще говоря: на рабочем компьютере каждого менеджера скапливается неупорядоченный ворох файлов с "версиями", которые у каждого устроены и упорядочены по-разному. В итоге - увольнение сотрудника приводит к тому, что потом еще полгода раскапывают его файлы, а логику структуры каталогов приходится держать "в голове", особенно, если тебе поручен сегмент работы, которой ты до этого не занимался).

Вопросы:

1. Как заставить работать "корпоративную Википедию" именно как Википедию, а не как свалку файлов с древовидной структурой?
2. Как ответить руководству на вопрос "а зачем это нам?"
3. Как донести до менеджеров и разработчиков суть того, что это ПОМОЖЕТ им упорядочить ИХ СОБСТВЕННУЮ деятельность?
4. Надо ли оформлять это как отдельный проект или действовать как всегда по логике "партия сказала "надо", комсомол ответил "есть"?
5. Какие практические рекомендации еще можно дать в такой ситуации?


П.С.: стеб и прочий флейм в комментах не приветствуется =) Нужен на самом деле практичный совет по всем 5 пунктам. Кстати, данный кейс может также пригодится тем, кто работает в данной сфере и сталкивался хоть раз с подобными проблемами организации информации на практике (особенно - украинский сегмент экономики).